Wie bezit de werkwijze die je team in AI heeft gestopt?
Instructies, stijlgidsen en voorbeelden zijn het waardevolste deel van je AI-werk. Zo leg je die werkwijze vast, buiten het account van één medewerker.
Na een paar maanden serieus werken met AI zit de waarde in de instructies, stijlgidsen, voorbeelden en checklists die je team heeft opgebouwd. De gesprekken zelf zijn het minst waard. Die werkwijze staat nu vaak verspreid over persoonlijke accounts bij één leverancier, die de spelregels kan aanpassen wanneer het hem uitkomt. Anthropic zet bijvoorbeeld de manier waarop projecten in Claude werken om. Wie is eigenaar van jullie werkwijze, waar staat die en kun je hem meenemen naar een ander model? Met een gedeelde map, een leesmij en een hersteltest leg je het vast. Dat kost een middag. Opnieuw opbouwen kost maanden.
Het waardevolste deel van je AI-werk zit in je instructies
Wie een paar maanden serieus met AI werkt, bouwt iets op zonder het door te hebben. Een set projectinstructies die steeds scherper wordt. Een stijlgids. Voorbeeldteksten die laten zien hoe het moet. Een lijstje met fouten die de AI vooral níet moet maken.
Bij ons zit de werkwijze voor deze kennisbank precies zo in elkaar: een contentstrategie, vaste instructies en een revisiecheck die elke tekst langsloopt voordat hij online gaat. Dat pakketje is inmiddels waardevoller dan welk los gesprek ook. (De gesprekken zelf zijn lang, rommelig en vol halve ideeën. Die mis je niet.)
Vergelijk het met een restaurant. De gerechten van gisteren zijn op. Het receptenboek is wat de keuken waard maakt. Bij veel organisaties ligt dat receptenboek nu in de persoonlijke la van een paar enthousiaste medewerkers.
Je werkwijze staat op andermans server, onder andermans regels
AI-leveranciers passen hun producten bijna wekelijks aan. Anthropic beschrijft een nieuwe versie van projecten in Claude, waarin een project één doorlopend gesprek is dat Claude zelf opknipt in taken die naast elkaar in de cloud draaien. De uitrol begint bij Claude Code. Bij een deel van de Pro- en Max-gebruikers worden bestaande projecten al overgezet, met een mail vooraf als je het project de afgelopen dertig dagen gebruikte. Volgens Anthropic gaat er niets verloren: instructies, bestanden, gespreksgeschiedenis en geplande taken gaan mee.
Netjes geregeld. Het laat ook zien hoe de verhoudingen liggen: de leverancier bepaalt wanneer jouw manier van werken verandert. Hetzelfde geldt bij een storing, bij een account dat wordt geblokkeerd en op het moment dat je zelf wilt overstappen. Deze zomer legde een exportcontrole twee AI-modellen abrupt stil. Wie zijn werkwijze alleen in die omgeving had staan, kon opnieuw beginnen.
Wat gebeurt er met de werkwijze als iemand vertrekt?
Voor één persoon is dit een back-upvraag. Voor een organisatie is het een eigendomsvraag. De medewerker die de beste offerte-instructies had gebouwd, vertrekt. Zijn account wordt opgeheven en daarmee verdwijnen zijn projecten. Twee teams hebben elk een eigen stijlgids voor dezelfde klant. Niemand weet welke actueel is. Een nieuwe medewerker begint en moet alles zelf uitvinden, omdat de werkwijze nergens staat waar hij bij kan.
Over klantdata en contracten stel je die vraag allang: van wie is het, waar staat het en wie mag erbij? Bij AI-werkwijzen is hij meestal nog niet gesteld. De ervaring van je beste mensen zit vaak vooral in hun hoofd. Een goede set AI-instructies is precies het moment waarop die ervaring op papier komt. Zonde als hij daarna alsnog in één persoonlijk account verdwijnt.
Leg de werkwijze vast in een map van de organisatie
De oplossing is eenvoudiger dan het klinkt. AI Report beschreef een aanpak voor individuele gebruikers die zich goed laat vertalen naar een team.
Eerst bepaal je wat de moeite waard is om te bewaren. Projectinstructies, stijlgidsen, voorbeelden, checklists, geheugenbestanden en de opdrachten van geplande taken. De projectinstructies vergeet je het snelst, omdat ze in een tekstveld staan en nergens als bestand.
En dan zet je alles in een gedeelde map die van de organisatie is, buiten de chatapp. Een map per werkwijze, met een datum per versie. Een gewone map in Google Drive of SharePoint volstaat. Bijkomend voordeel: ook ChatGPT, Gemini of een open model kan die bestanden lezen. Je werk zit dan minder vast aan één leverancier.
En dan laat je de AI er een leesmij bij schrijven: wat dit is, voor wie, waar elk bestand voor dient en hoe je alles terugzet in een nieuw project. Maximaal één A4. Dat is het bestand dat je opent op de dag dat het misgaat.
Als laatste test je of het werkt. AI Report deed die proef: een leeg project, geen instructies, alleen de opdracht om de leesmij in de back-upmap te lezen en daarna een stuk te schrijven. Claude vond de stijlgids en de checklist, schreef in de eigen huisstijl van de redactie en legde zelf de keuzes voor die de makers normaal ook zouden stellen. Pas als zo'n hersteltest slaagt, bezit je je werkwijze echt.
Eén ding om op te letten: geef de AI in die map alleen het recht om nieuwe bestanden te maken. Mag hij bestaande bestanden niet wijzigen of weggooien, dan kan een back-up nooit je vorige versie overschrijven. Hoe je zulke rechten instelt, lees je in de instellingen die voorkomen dat AI je bestanden wist.
Wekelijkse inzichten in je mail.
Dilemma's, doorbraken en blinde vlekken uit onze AI-praktijk.
Geef elke werkwijze een eigenaar
Een map lost de helft op. De andere helft is een afspraak. Geef elke werkwijze een eigenaar die hem bijhoudt. Neem het overdragen van AI-werkwijzen op in het vertrekproces, net als het overdragen van klantdossiers. Spreek af dat een werkwijze pas af is als hij in de gedeelde map staat.
Het kost een middag om de belangrijkste werkwijzen te verzamelen. Het kost maanden om ze opnieuw op te bouwen.
Weet jij waar de beste AI-instructies van je organisatie nu staan? Wil je daar samen naar kijken, plan dan een kennismaking in.
