Vier handige interne afspraken over schrijven met AI

Een interne beleidsnotitie over schrijven ging deze zomer de wereld over. Softwarebedrijf Clay voerde voor het engineeringteam een kort AI-schrijfbeleid in, nadat opvallend veel documenten te lang, onsamenhangend en doorspekt met bekende AI-tics waren geworden. Toen mede-oprichter Varun Mohan het op LinkedIn deelde, ging het viral. Vier regels, direct te kopiëren naar je eigen team.

Een engineeringteam met te veel onleesbare documenten

Sophie Alpert, engineering lead bij Clay, zag begin dit jaar het aantal onduidelijke documenten en presentaties toenemen. Ze waren langer dan nodig, bevatten stukken die niet helemaal ergens op sloegen en de herkenbare tics van AI-geschreven tekst. Het kostte lezers tijd om te begrijpen wat de auteur eigenlijk bedoelde, terwijl het document de schrijver zelf misschien wel tijd had bespaard.

Alpert schreef een beleid voor het engineeringteam. Het verspreidde zich vanzelf naar andere afdelingen, tot het bedrijfsbreed beleid werd, inclusief voor kandidaten die schriftelijk materiaal aanleveren tijdens een sollicitatie.

Vier regels, geen verbod

Het beleid verbiedt AI niet. Brainstormen, een eerste opzet maken of proeflezen met AI mag. Wat telt, is wat je zelf nog doet voordat je iets deelt. Vier principes vormen de kern.

• Je staat achter elke zin. Kan een lezer vragen "wat bedoel je hiermee?" en heb jij een antwoord? Zo niet, dan staat er iets in je document dat je eigen gedachte niet is.
• Schrijven is denken. Wie het schrijfproces overslaat, denkt het onderwerp ook niet helemaal door. Een sprintverslag of projectplan is niet alleen een document, het is het bewijs dat je erover hebt nagedacht.
• De tijd die je bespaart, verschuift naar de lezer. Een document dat je met een korte prompt genereert, kan een lezer alsnog minuten kosten om te ontcijferen. Wat voor jou tijdwinst is, hoeft dat voor de organisatie niet te zijn.
• Langer is niet beter. AI-modellen vullen makkelijk aan met zinnen die weinig toevoegen. Een kort, scherp document is vaker de betere keuze dan een lang, volledig document.

Waarom dit meer is dan een stijlgids

Clay's beleid raakt een patroon dat verder gaat dan schrijfregels: persoonlijke tijdswinst door AI telt niet vanzelf op tot resultaat voor de organisatie. Wie met AI vijf minuten bespaart op het schrijven van een document en daarmee twintig collega's ieder een kwartier extra leestijd kost, verplaatst de tijd van zichzelf naar de lezer. Hetzelfde mechanisme speelt bij matig gereviewde AI-tekst die productiviteit kost in plaats van oplevert. De winst verdwijnt zodra je verder kijkt dan de schrijver alleen.

Drie vragen voordat je op verzenden klikt

Je hoeft geen bedrijfsbreed beleid te schrijven om vanavond al iets te veranderen. Test voordat je een document, mail of voorstel verstuurt drie dingen. Kun je elke zin uitleggen als iemand ernaar vraagt? Heb je meer tijd aan het schrijven besteed dan je lezer straks aan het lezen? En als je een AI-suggestie letterlijk overneemt, vermeld je dat dan expliciet, bijvoorbeeld met "Claude opperde dit, wat vind je ervan?"

Voor een team werkt een half A4'tje met een paar regels beter dan een uitgebreid protocol. Clay's vier principes zijn een prima startpunt, precies omdat ze klein en concreet genoeg zijn om echt te gebruiken.

Loopt de leesbaarheid van AI-geschreven documenten in je eigen team al tegen dit probleem aan? Neem contact op, we denken graag mee.